Kostenlose Gefährdungsbeurteilung-Vorlage (Excel)
Drei Arbeitsblätter: ein Start-Blatt mit Rechtsgrundlagen und Kurzanleitung, das Beurteilungs-Blatt (Stammdaten, 25 Zeilen mit Risiko-Formel: Wahrscheinlichkeit × Schwere je 1–3, Einstufung gering/mittel/hoch rechnet automatisch, Spalten für Maßnahme, Verantwortliche Person, Termin und Wirksamkeitsprüfung) sowie ein Referenz-Blatt mit den sechs Gefährdungs-Kategorien aus § 5 Abs. 3 ArbSchG:
Gefährdungsbeurteilung-Vorlage als Excel herunterladen (kostenlos, XLSX, keine Anmeldung, Stand Juni 2026).
Blau hinterlegte Zellen sind Eingabefelder; Risiko und Einstufung rechnen automatisch, Werte außerhalb 1–3 werden markiert. Die Vorlage strukturiert die Dokumentation — die fachkundige Durchführung ersetzt sie nicht.
Wer muss eine Gefährdungsbeurteilung machen — und gibt es Ausnahmen?
Die Pflicht trifft jeden Arbeitgeber: Nach § 5 ArbSchG hat der Arbeitgeber „durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind". Bei gleichartigen Arbeitsbedingungen reicht die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit.
Hartnäckig hält sich der Mythos, Kleinbetriebe seien von der Dokumentation befreit. Das Gegenteil steht im Gesetz: § 6 ArbSchG verlangt die „je nach Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten erforderlichen Unterlagen“ — die Betriebsgröße skaliert also den UMFANG der Dokumentation, sie hebt die Pflicht nicht auf.
Was dokumentiert werden muss (§ 6 ArbSchG)
Drei Inhalte müssen aus den Unterlagen ersichtlich sein: das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung. Bei gleichartiger Gefährdungslage sind zusammengefasste Angaben zulässig.
Genau das ist die Spaltenlogik der Vorlage: Gefährdung + Risiko-Einstufung (Ergebnis), Maßnahme + Verantwortlich + Termin (festgelegte Maßnahmen), Datum der Wirksamkeitsprüfung (Ergebnis der Überprüfung). Wer nur eine Gefährdungsliste ohne Maßnahmen- und Prüf-Spalten führt, dokumentiert nur ein Drittel der Pflicht.
Die sechs Gefährdungs-Kategorien aus § 5 Abs. 3 ArbSchG
Das Gesetz nennt, wodurch sich eine Gefährdung insbesondere ergeben kann: (1) Gestaltung und Einrichtung der Arbeitsstätte und des Arbeitsplatzes, (2) physikalische, chemische und biologische Einwirkungen, (3) Gestaltung, Auswahl und Einsatz von Arbeitsmitteln — Arbeitsstoffe, Maschinen, Geräte, Anlagen — und der Umgang damit, (4) Gestaltung von Arbeits- und Fertigungsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeit und deren Zusammenwirken, (5) unzureichende Qualifikation und Unterweisung der Beschäftigten sowie (6) psychische Belastungen bei der Arbeit.
Kategorie 6 wird in der Praxis am häufigsten übersprungen — sie steht seit 2013 ausdrücklich im Gesetz und gehört in jede vollständige Beurteilung. Die Vorlage führt alle sechs Kategorien als Referenz-Blatt.
Risiko bewerten und Maßnahmen festlegen — so arbeitet die Vorlage
Risiko = Wahrscheinlichkeit × Schwere. Beide Faktoren werden je Tätigkeit mit 1–3 bewertet; die Vorlage rechnet das Produkt und stuft ein: ab 6 „hoch“ (sofort handeln), 3–5 „mittel“ (Maßnahme terminieren), 1–2 „gering“ (beobachten).
Maßnahmen in der Rangfolge T-O-P: erst technisch (Gefahr an der Quelle beseitigen), dann organisatorisch (Abläufe, Zuständigkeiten, Unterweisung), zuletzt persönlich (Schutzausrüstung). Eine Maßnahme ohne verantwortliche Person und Termin bleibt ein Vorsatz.
Wirksamkeit prüfen: Nach § 3 ArbSchG sind Maßnahmen „auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen“ — dafür trägt die Vorlage je Zeile das Prüf-Datum nach.
Die häufigsten Fehler in der Praxis
Einmal erstellt, nie aktualisiert: Neue Arbeitsmittel, geänderte Abläufe oder ein Unfall sind Anlässe, die Beurteilung fortzuschreiben — eine starre Frist nennt das Gesetz nicht, veraltete Unterlagen dokumentieren aber nur den Stand von gestern. Psychische Belastung fehlt (Kategorie 6). Maßnahmen ohne Termin und Verantwortliche. Keine Wirksamkeitsprüfung — das dritte Pflicht-Element aus § 6 ArbSchG. Copy-Paste über ungleiche Arbeitsplätze: Zusammenfassen ist nur bei gleichartigen Bedingungen zulässig.
Wann reicht die Vorlage — und wann braucht es mehr?
Für Büro- und Standard-Arbeitsplätze mit überschaubaren Gefährdungen trägt die Vorlage die Dokumentation vollständig. Fachkundige Unterstützung — etwa durch eine Fachkraft für Arbeitssicherheit oder den Betriebsarzt — ist überall dort angezeigt, wo besondere Gefährdungen bestehen: Maschinen, Gefahrstoffe, Baustellen, Labor.
Wenn über die Beurteilung hinaus ein vollständiges Arbeitsschutz- oder Sicherheitskonzept als Dokument gebraucht wird — für Behörden, Auftraggeber oder Veranstaltungen — übernimmt das PITCH & PAPER als Dokumentenstudio: Sicherheitskonzept erstellen lassen. Eine kostenlose Ersteinschätzung klärt den Umfang vorab.